Apostila (niekedy označená aj ako „apostille“) predstavuje vyššiu formu osvedčenia dokumentu alebo osoby (úradného prekladateľa, notára). Týmto spôsobom sa nahrádza superlegalizácia (vyššie overenie dokumentov) a úradný dokument tak apostiláciou môžeme použiť na území krajín, ktoré pristúpili k Dohovoru o Apostile. Ak bude dokument použitý v krajine, ktorá nie je súčasťou Dohovoru o Apostile, je potrebné vyššie osvedčenie listín formou superlegalizácie aj na Konzulárnom odbore Ministerstva zahraničných vecí a európskych záležitostí SR (MZV).
Čo je apostila?
Apostila je osvedčenie vydané príslušným orgánom štátu, ktorý je zmluvnou stranou Haagskeho dohovoru. Overenie apostilou skracuje proces vyššieho overenia zahraničných verejných listín. Verejnú listinu opatrenú apostilou možno použiť bez ďalšieho overenia na území inej zmluvnej strany dohovoru a pred ktorýmkoľvek jej orgánom. Apostilácia sa vydáva pre použitie v konkrétnom signatárskom štáte dohovoru, preto by sa listina s apostilou nemala predkladať v inom štáte.
Zahraničný úrad tak bude mať istotu, že dokument, ktorý predkladáte, nie je sfalšovaný a bol vydaný orgánom na to oprávneným.
Ako vyzerá apostilácia?
Spravidla ide o pečiatku alebo nálepku na zadnej strane overovanej listiny. Zahŕňa 10 štandardizovaných a očíslovaných bodov, ktoré potvrdzujú pravosť priloženého dokumentu. Riadne vyplnené osvedčenie potvrdzuje hodnovernosť podpisu, funkciu osoby, ktorá listinu podpísala, a prípadne pravosť pečate alebo odtlačku pečiatky na listine (čl. 5 dohovoru).
Kto vydáva apostiláciu?
Na Slovensku nemáme jednotný orgán, ktorý by zastrešoval vydávanie apostilácií. Apostilu vydáva vždy orgán nadradený úradu, ktorý vydal príslušný originálny dokument. Jednotlivé dokumenty je možné apostilovať na príslušných úradoch.
Zoznam najčastejšie prekladaných dokumentov a úrad, ktorý daný dokument apostiluje:
- matričné doklady (rodný, sobášny a úmrtný list) apostiluje príslušný okresný úrad,
- výpisy z registra trestov osvedčuje na použitie v zahraničí Generálna prokuratúra, následne ho apostiluje Konzulárny odbor Ministerstva zahraničných vecí
- originál dokladov o vzdelaní, napríklad vysvedčenia a diplomy, apostiluje Ministerstvo školstva (v niektorých prípadoch Ministerstvo zdravotníctva, prípadne Ministerstvo obrany), až potom sa vyhotovuje notársky overená kópia dokumentu (nasleduje apostilácia notára na príslušnom krajskom súde),
- živnostenský list na použitie do zahraničia vydá príslušný okresný úrad a apostiluje ho sekcia Verejnej správy Ministerstva vnútra SR,
- výpisy z banky nie je možné priamo overiť, keďže banky sú súkromné subjekty,
- výpis z obchodného registra (získaný u notára, prípadne na príslušnom okresnom súde) apostiluje príslušný krajský súd, výpisy z obchodného registra získané na pošte nie je možné apostilovať,
- fotokópie dokladov totožnosti overuje notár (nasleduje apostilácia notára na príslušnom krajskom súde,
- čestné vyhlásenia, prehlásenia, plné moci, zmluvy je potrebné podpísať pred notárom (nasleduje apostilácia na príslušnom krajskom súde),
- potvrdenie o pobyte pre slovenských občanov apostiluje príslušný okresný úrad,
- potvrdenie o pobyte pre potreby cudzincov žijúcich na území SR vydáva príslušné Oddelenie cudzineckej polície PZ, apostiláciu vykonáva Konzulárny odbor Ministerstva zahraničných vecí SR,
- osvedčenie o štátnom občianstve SR apostiluje Ministerstvo vnútra SR,
- lekárske správy – nálezy osvedčuje Ministerstvom zdravotníctva SR.
- výpis z katastra nehnuteľností na použitie v zahraničí osvedčuje Úrad geodézie, kartografie a katastra SR a následne ho osvedčuje aj Konzulárny odbor Ministerstva zahraničných vecí SR.
V akom jazyku je apostila vydaná?
Apostila sa vydáva v úradnom jazyku štátu, ktorý vám vydal príslušný dokument. Na Slovensku sa apostila vydáva dvojjazyčne v slovenskom a anglickom jazyku, ostatné krajiny vydávajú apostily vo svojom úradnom jazyku alebo v angličtine. Ak chcete dokument s apostilou použiť v zahraničí, budete potrebovať úradný overený preklad dokumentu aj apostily.
Kedy je apostilácia potrebná?
Apostilácia sa nevyžaduje vo všetkých prípadoch. Je potrebná iba vtedy, ak to vyžaduje úrad, ktorému sa preložené dokumenty odovzdávajú. Odporúčame vopred si overiť, aké dokumenty od vás zahraničný úrad vyžaduje a akým spôsobom musia byť overené.
Ako by ste mali postupovať, ak potrebujete v zahraničí doložiť úradný preklad dokumentu?
- Na vyhotovenie úradného prekladu je vždy potrebný originálny dokument, s ktorým sa preklad fyzicky zväzuje trikolórou. Za predpokladu, že si chcete (alebo musíte) originál nechať, je potrebné ho notársky overiť. Úradný preklad sa tak namiesto originálu zviaže s jeho overenou kópiou.
- Kontaktujte úrad, ktorý od vás vyžaduje úradný preklad dokumentu a zistite, či bude akceptovať notársky overenú kópiu, alebo vyžaduje aj apostiláciu, teda vyššiu formu overenia. Nie vo všetkých prípadoch je nutná apostilácia.
- Navštívte úrad, ktorý vám k dokumentu vydá apostilu, a nechajte si overiť originál dokumentu. Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí SR má na svojich stránkach zverejnený praktický manuál osvedčovania dokladov s presným postupom pre konkrétne dokumenty.
- Apostilovaný dokument doneste fyzicky do prekladateľskej agentúry, ktorá ho použije na vyhotovenie úradného prekladu. Alebo môžete dokument poslať aj mailom, v ktorom popíšete presnú situáciu, aký preklad potrebujete, jazyk a podobne. Pri úradnom preklade sa prekladá nielen dokument, ale aj notárska doložka, či apostila.
- V prípade, že po preklade potrebujete aj apostiláciu prekladateľa, zabezpečíte si ju na ktoromkoľvek krajskom súde.
Aká je cena za vydanie apostily?
Cena apostily závisí od inštitúcie, ktorá overenie vykonáva. Ministerstvo spravodlivosti SR a krajské súdy účtujú poplatok 10 eur za apostilu na verejných listinách, ako sú súdne rozhodnutia či notárske zápisnice.
Ak overenie vykonáva Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí SR, poplatok je vyšší – 30 eur za každý osvedčovací úkon. Ceny upravuje zákon č. 145/1995 Z. z. o správnych poplatkoch v znení neskorších predpisov.
Niektoré súkromné spoločnosti ponúkajú služby apostilácie s administratívnym vybavením či expresným doručením, pričom ich poplatky môžu byť výrazne vyššie. Ak chcete ušetriť, najvýhodnejšie je podať žiadosť osobne alebo cez elektronické služby príslušných úradov.
Kedy sa dokument nedá apostilovať?
Elektronicky vydávané dokumenty nie sú verejnými listinami SR, pretože nie sú opatrené originálnou pečiatkou alebo originálnym podpisom oprávneného pracovníka. Dokumenty v digitálnej podobe preto nemôžu byť apostilované. Ak potrebujete overenie elektronického dokumentu, odporúčame požiadať danú štátnu inštitúciu o vydanie fyzickej listiny pre použitie v zahraničí.
Pozor aj pri notársky overených dokumentoch. Listinu na Slovensku totiž nie je možné apostilovať v prípade, ak ju osvedčil notársky koncipient (musí byť overená notárom alebo notárskym kandidátom). Príslušné úrady majú tiež právo odmietnuť osvedčenie listiny, ktorá je vydaná v rozpore s platnými právnymi predpismi Slovenskej republiky, alebo odporuje princípom medzinárodného práva.
Overenie listín súkromných firiem
Právnické osoby, banky, firmy či agentúry nevydávajú verejné listiny Slovenskej republiky. V prípade, že zahraniční partneri (v krajine, ktorá pristúpila k Dohovoru o Apostile) žiadajú ich osvedčenie, môžete postupovať nasledovne: Originál listiny podpíše štatutár spoločnosti pred notárom, notára apostiluje príslušný krajský súd. Slovenská obchodná a priemyselná komora potvrdí existenciu podnikateľského subjektu na origináli listiny. Následne súdny prekladateľ vyhotoví preklad listiny. Prekladateľa následne apostiluje ktorýkoľvek krajský súd.
Pri prekladoch úradných dokumentov je dôležité uvedomiť si, aky je rozdiel medzi obyčajným prekladom a úradným prekladom. Úradné preklady (môžete sa stretnúť aj s pomenovaním „súdne overené preklady“, „súdne preklady“, alebo aj „preklady s pečiatkou“) môže vykonávať iba prekladateľ s poverením Ministerstva spravodlivosti SR. Sú nevyhnutné pri komunikácii so štátnymi inštitúciami, úradmi či súdmi. Cena za úradné preklady závisí od typu dokumentu, jazykovej kombinácie a naliehavosti vyhotovenia. Ak potrebujete preklad pre oficiálne účely, vždy si overte, či je vyžadované úradné overenie, aby ste sa vyhli zbytočným komplikáciám.
Aktualizovaný zoznam krajín, ktoré sú členmi Dohovoru o Apostile (niekedy nedostačujúco označovaného ako Haagsky dohovor), nájdete na webstránke Ministerstva zahraničných vecí SR: Zoznam štátov Haagskeho dohovoru a dohovoru o Apostile
Presný návod o apostilácii dokumentov nájdete tu.
Detailné informácie o overovaní dokladov nájdete na oficiálnej stránke MZV SR.
Manuál osvedčovania dokladov
Viac informácií o apostilácii dokumentov nájdete tu.