Je správne napísať „e-mail“, „mail“, „email“ alebo dokonca „mejl“?
V dnešnej dobe je e-mail základným nástrojom komunikácie, no už pri jeho pomenovaní nastávajú nezrovnalosti. Ak chcete zanechať profesionálny dojem, treba začať už pri správnom písaní slova.
Podľa Krátkeho slovníka slovenského jazyka a Pravidiel slovenského pravopisu sú všetky štyri podoby spisovné. Skloňovanie tohto anglicizmu je podľa vzoru dub.
- Napríklad: „Poslal som e-mail/mejl.“ alebo „Čítal som ten mail/email.“
Otáznik niekedy visí nad koncovkou slova v lokáli jednotného čísla. Podľa Slovníka súčasného slovenského jazyka sa pripúšťa dvojtvar v maile/v maili, v mejle/v mejli, v e-maile/v e-maili, v emaile/v emaili.
Môžete sa tak rozhodnúť, ktorú možnosť je vášmu srdcu najbližšia. Keď sa však rozhodnete, buďte konzistentní a nepoužívajte v jednom texte rôzne formy.
Formálny e-mail v slovenčine
Slovenčina je zložitá, to všetci vieme. Ale o to väčšiu radosť môžeme mať, keď sa ju naučíme poriadne používať. To platí aj pre e-mailovú komunikáciu. Aby ste zanechali profesionálny a zdvorilý dojem, je dôležité dbať na správnu štruktúru, jazyk a detaily ako oslovenie a ukončenie. Tu sú základné pravidlá, ktoré vám pomôžu.
Oslovenie vo formálnom e-maile v slovenčine
Môže sa to zdať banálne, no gramatika v oslovovaní robí mnohým problémy. Ako sa pred obchodným partnerom nestrápniť? Zdvorilé a personalizované oslovenie je kľúčové pre nastavenie formálneho tónu e-mailu. Ak píšete e-mail napríklad vysokoškolskému profesorovi, je vhodné používať tituly.
Za pozdravom a menom adresáta nasledujú čiarky a prvý riadok textu sa začína malým písmenom. Aby e-mail vyzeral prehľadne a štruktúrovane, oddelíme jadro od oslovenia voľným riadkom.
Oslovenie má teda vyzerať takto:
Vážený pán Pravopisný,
Vážená pani docentka Kováčová,
Vážené dámy a páni,
píšem Vám vo veci…
dovoľte mi osloviť Vás s otázkou o Vašom produkte…
Alternatívou je použiť pozdrav „dobrý deň“, ktorý však od mena adresáta vždy oddeľujeme čiarkou:
Dobrý deň, pani Mrkvičková,
ďakujeme za Váš e-mail.
Ak by vás lákalo použiť slová „ohľadom“ či „ohľadne“, vedzte, že ide o nespisovné výrazy. Jazykovedci preferujú výraz „vo veci“. Osobné zámená „Vám“ a „Vás“ sa v korešpondencii píšu s veľkým začiatočným písmenom.
Hlavná časť e-mailu by mala byť rozdelená na prehľadné odseky. Po úvodnom vysvetlení dôvodu vášho kontaktu pokračujte jadrom s konkrétnymi informáciami alebo požiadavkami a ukončite zdvorilou výzvou na odpoveď alebo inú reakciu podľa kontextu. Vyhýbajte sa prehnane komplikovaným slovám a dlhým súvetiam.
Zakončenie formálneho e-mailu v slovenčine
Ukončenie e-mailu by malo byť formálne, no zároveň evokovať srdečnosť. Najčastejšie sa používajú frázy:
- „S úctou“
- „S pozdravom“
- „S prianím pekného dňa“
Pozor, za týmito frázami nepíšeme čiarku, hoci by sa nám tam možno hodila. Adresátovi môžeme napríklad aj popriať pekný deň. Ak má takéto prianie formu vety, píšeme zaň bodku.
Príklady:
Ukončenie e-mailu by malo vyzerať nasledovne:
Prajem pekný zvyšok dňa.
Jana Horáková
Marketingová manažérka
So srdečným pozdravom
Anna Gramatická
BONUS: Okrem týchto pravidiel je dobré dávať si pozor na správne vykanie. Adresátovi tak preukazujete rešpekt a osvojiť si ho rozhodne nie je na škodu. Ak máte v tejto problematike medzery, pozrite si užitočnú mnemotechnickú pomôcku, vďaka ktorej už nikdy nešliapnete vedľa.
Formálny e-mail v angličtine
Vymieňate si so zahraničnými partnermi e-maily v angličtine? Správne zvolená štruktúra, oslovenie a ukončenie nastavujú tón komunikácie, aby e-mail pôsobil uhladene a zdvorilo. V angličtine platia jasné pravidlá, ktoré sa mierne líšia od slovenčiny. Keď si ich osvojíte, zvládnete písať formálne e-maily v angličtine bez zaváhania.
Oslovenie pri písaní e-mailu v angličtine
Správne použité oslovenie vytvára prvý dojem, že ste si dali námahu pripraviť e-mail s rešpektom a profesionalitou.
Keď poznáte meno adresáta, použite oslovenie Dear + titul + priezvisko adresáta. Priezvisko adresáta je vždy povinné, krstné meno sa vo formálnej komunikácii nepoužíva.
V angličtine sa často používajú tituly ako Mr. (pán), Mrs. (pani), Miss (slečna), Dr. (doktor) alebo profesijné označenia. Ak si nie sme istí, či žena uprednostňuje oslovenie pani alebo slečna, použijeme skratku Ms.
Tieto „tituly“ píšeme vždy skratkami, nikdy celým slovom. Celým slovom píšeme tituly ako Professor, Judge, Captain a podobne.
Príklady:
- „Dear Mr. Brown,“
- „Dear Ms. Wilson,“
- „Dear Dr. Anderson,“
Ak píšeme dvom ľuďom, oslovíme oboch, napríklad „Dear Ms. Clever and Mr. Smart“.
Keď meno adresáta nepoznáte, zvoľte neutrálne oslovenie. Mohli by sme použiť formulu „To whom it may concern“. Vo všeobecnosti sa však od nej odrádza, odporúča použiť radšej funkciu či pracovnú pozíciu adresáta, alebo všeobecný pozdrav.
Typicky sa používajú frázy, ktoré zahŕňajú širšie publikum:
- „Dear Sir or Madam,“
- „Dear Recruiter,“
V angličtine za oslovenie píšeme čiarku, vynecháme voľný riadok a telo e-mailu začíname veľkým písmenom.
Dear Mr. Potter,
We are pleased to inform you that you have been accepted…
V prvej vete sa predstavte alebo vysvetlite dôvod, prečo adresátovi píšete. Potom rozoberte svoje požiadavky, otázky alebo informácie, ktoré chcete odovzdať. Buďte čo najkonkrétnejší a používajte jednoduchý, ale profesionálny jazyk. Keď sa blížite k záveru formálneho e-mailu, pridajte zdvorilú výzvu na odpoveď alebo ďalší krok. Dajte si záležať na rozdelení textu do odsekov, aby bol prehľadný a ľahko sa čítal.
Na rozdiel od slovenčiny, osobné zámeno you v angličtine nepíšeme s veľkým začiatočným písmenom.
Zakončenie formálneho e-mailu v angličtine
Angličtina má niekoľko zaužívaných fráz na ukončenie e-mailu. Najčastejšie sa používajú formulky:
- „Yours sincerely,“
- „Yours faithfully,“
- „Best regards,“
- „Kind regards,“
Píše sa za nimi čiarka a na ďalší riadok meno odosielateľa.
Príklad:
Best regards,
John Smith
Formálny e-mail v nemčine
Ak máte obchodných partnerov v nemecky hovoriacich krajinách, písanie formálnych e-mailov v nemčine si vyžaduje precíznosť a dodržiavanie špecifických jazykových konvencií. Nemčina je známa dôrazom na zdvorilosť, správne oslovenie a presnú štruktúru textu.
Oslovenie pri písaní formálneho e-mailu v nemčine
Keď poznáte meno adresáta, použite zdvorilé oslovenie „Sehr geehrter“ (vážený) pre mužov alebo „Sehr geehrte“ (vážená) pre ženy. Oslovenie sa používa vždy v kombinácii s akademickým titulom (ak je známy) a priezviskom.
Príklady:
- „Sehr geehrter Herr Müller,“
- „Sehr geehrte Frau Schmidt,“
- „Sehr geehrte Frau Dr. Meier,“
Keď meno adresáta nepoznáte, použite všeobecné oslovenia, ktoré sú zdvorilé a univerzálne:
- „Sehr geehrte Damen und Herren,“
- „An das Team der Firma XY,“
Rovnako ako v slovenčine, aj v nemčine sa za oslovením píše čiarka, vynechá sa riadok a telo e-mailu začína malým písmenom.
Sehr geehrte Frau Müller,
ich muss den Termin leider absagen…
Písanie formálneho e-mailu začnite stručným predstavením sa a uveďte dôvod, prečo píšete. Potom vysvetlite podrobnosti vašej požiadavky a používajte zdvorilé formulácie, napríklad „Könnten Sie mir bitte weitere Informationen über Ihre Produkte zusenden?“ Snažte sa písať stručne, jasne a text rozdeľte do jasných odsekov. Napokon pridajte zdvorilú výzvu na odpoveď alebo ďalšie kroky, doplnené o poďakovanie.
Ukončenie formálneho e-mailu v nemčine
Štandardne sa na ukončenie formálneho e-mailu používa univerzálna fráza „Mit freundlichen Grüßen“. Hoci trochu zastaralé, ale veľmi formálne a profesionálne pôsobiace je slovo „Hochachtungsvoll“.
Takisto ako v ostatných jazykoch, adresátovi môžete zaželať pekný víkend („Ein schönes Wochenende wünscht Ihnen“) alebo pozdraviť s udaním miesta, kde sa práve nachádzate („Schöne Grüße aus Berlin“).
Za rozlúčkovou frázou sa nepíše čiarka a podpis uvádzajte na ďalší riadok. Rozlúčkovú formulku spolu s podpisom oddeľujeme od textu prázdnym riadkom.
Príklad:
Mit freundlichen Grüßen
Johann Erbsen